O lume fără Management de Proiect

Citește în continuare

de Valentina Ilie

Cuvântul „proiect” este foarte la modă în zilele noastre. Copiii de la grădiniță vorbesc despre proiectele la care participă… În majoritatea interviurilor pe care le urmărim, auzim oameni menționând că au mai multe proiecte în derulare… Dar ce este un proiect și de ce managementul de proiect este indispensabil?

Cum devine un set de activități un proiect? Conform metodologiilor tradiționale de management de proiect (și mai precis, Project Management Institute – PMI), un proiect este definit ca „o organizatie temporara cu un început și un sfârșit”. Cu alte cuvinte, avem nevoie de un domeniu de aplicare bine definit și de un calendar clar până la momentul în care se obține un rezultat.

Dar oare asta este tot?

Nu, un proiect livrat cu succes implică mai mult decât definirea unui domeniu de aplicare, crearea și urmărirea unui plan de proiect.  Este un proiect livrat în scopul, timpul și bugetul aprobat, dar ținând cont și de bunăstarea resurselor umane, atitudinea acestora față de proiect, având dedicata o mare atenție  canalelor de comunicare adaptate la nevoile și așteptările părților interesate, la schimbări, și la riscurile proiectelui, încorporând astfel în planul proiectului acțiunile rezultate din cele de mai sus.

Când vine vorba de proiecte internaționale, multe provocări pot împiedica evoluția și succesul dacă nu sunt gestionate corespunzător. De exemplu: disponibilitatea resurselor din proiect, inclusiv diferențele de fus orar, impactul riscurilor, adaptarea conținutului de comunicare la nevoile părților interesate, iar în unele situații chiar și provocările legale.

În aceste situații managementul eficient al proiectelor servește drept coloană vertebrală pentru coordonarea eforturilor complexe, asigurându-se că obiectivele sunt îndeplinite în termenele și bugetele dorite. Oferă un cadru de comunicare structurat care asigură că toți membrii echipei sunt pe aceeași lungime de undă, indiferent de cultura lor.

În SG GSC folosim metodologii și instrumente de management de proiect pentru a oferi structura și supravegherea necesare pentru a naviga în complexitatea colaborării globale, asigurându-ne că proiectele sunt finalizate la timp, în limitele bugetului și ale scopului definit. Devine din ce în ce clar că rolul managementului de proiect  crește succesul efortului depus de către companii.

Lucrurile se pot realiza si fără aplicarea metodologiilor de management de proiect. Întrebarea este cum și cu ce consecințe? În această situație, proiectele ar putea încetini sau chiar stagna, pot deraia de la scopul initial, deviind de la planul proiectului. Pot apărea confuzii în jurul rolurilor și responsabilităților sau atunci când apar întreruperi, scopul proiectului se poate extinde dacă nu sunt stabilite limite clare, iar lista de exemple poate merge și mai departe.

Mulți oameni consideră că managementul de proiect este o artă pentru că trebuie să îmbine cunoștințele, experiența cu creativitatea, să-și dezvolte un puternic simț al conducerii, să aplice abilitățile de comunicare și de multe ori să-și folosească intuiția. Un manager de proiect joacă un rol vital în asigurarea succesului unui proiect, acționând ca punct central de coordonare și îndrumare pentru întreaga echipă.

Totuși, gestionarea unui set de activități precum un proiect implică generarea de livrabile, ceea ce consumă mult timp. În graficul următor putem observa timpul mediu petrecut pe fiecare fază a proiectului și putem observa că pentru a livra un proiect, managerul de proiect își petrece între 18% – 32% din timp pe alte activități decât execuția în sine.

Fig 1. Timpul petrecut pe fiecare grup de procese (Andy Crowe, Manageri de proiect Alpha: Ce știu cei mai buni 2% fata de restul lumii, 
Velociteach Press, 2006, după PMwithVee)

Putem trăi într-o lume a activitatilor și fără proiecte? Desigur, putem! Rezultatele, în multe situații, pot fi foarte diferite, deoarece, după cum vedem în graficul de mai sus, timpul petrecut pentru planificare se recuperează în perioada de execuție.

Prin urmare, înainte de a decide cum să gestionați execuția unui anumit scop, trebuie să evaluați rezultatul așteptat față de resursele implicate și efortul necesar pentru a-l atinge cu sau fără tehnici de management de proiect.

Bibliografie: Andy Crowe, Alpha Project Managers: What the Top 2% Know That Everyone Else Does Not, Velociteach Press, 2006, după PMwithVee, 
https://epmtutorial.wordpress.com/2020/01/14/time-to-spend -in-fiecare-grup-de-proces