PRIVACY POLICY
NOTA DE INFORMARE CU PRIVIRE LA PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL IN PROCESUL DE RECRUTARE AL SG GSC ROMANIA
1. PREVEDERI GENERALE
Prin prezenta Nota de Informare Societe Generale Global Service Centre SA (in continuare “SG GSC Romania” / “Compania” sau “Operatorul”) doreste sa va aduca la cunostinta motivele pentru care datele dvs. cu caracter personal sunt prelucrate de catre subscrisa, precum si o serie de alte informatii referitoare la prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal, astfel incat sa va puteti exprima un consimtamant informat in ceea ce priveste posibilitatea SG GSC Romania de a va prelucra datele cu caracter personal in scopul depunerii demersurilor necesare in vederea recrutarii dvs.
Astfel, ulterior comunicarii de catre SG GSC Romania a prezentei Note de Informare, veti fi intrebat/a daca sunteti de acord ca datele dvs. de identificare si de contact, precum si cele continute in documente precum CV-uri, scrisori de intentie etc. (denumite in continuare „Date cu Caracter Personal”) sa fie prelucrate de catre SG GSC Romania in scopurile descrise mai jos, printre care se numara si crearea unui profil in baza de date a Societe Generale, astfel cum aceasta operatiune de prelucrare este descrisa mai jos.
De asemenea, in cazul in care datele dvs. cu caracter personal ne-au parvenit din alte surse, precum agentii de recrutare, care va vor informa si acestea la randul lor si va vor solicita consimtamantul in virtutea calitatii acestora de operatori independenti de prelucrare a datelor, SG GSC Romania va va furniza, prin intermediul platformei online ce gestioneaza baza de date a Societe Generale, informarea cu privire la prelucrarea datelor dvs. de catre SG GSC Romania. In aceste situatii, dvs. veti fi contactat de catre agentia de recrutare cu care va aflati intr-o relatie directa, iar aceasta din urma va va intreba daca sunteti de acord ca datele dvs. cu caracter personal sa fie comunicate catre SG GSC Romania pentru a va depune o candidatura pentru una dintre pozitiile deschise in cadrul SG GSC Romania. In masura in care dvs. veti fi de acord, agentia de recrutare va introduce datele dvs. in cadrul platformei online de recrutare a Societe Generale. Ulterior, dvs. veti primi un mail ce va contine atat un link de informare catre datele dvs., cat si un link care va conduce la posibilitatea dvs. de a va exercita dreptul de opozitie si de a va sterge datele cu caracter personal din baza de date Societe Generale.
2. DEFINITII APLICABILE
Operator de date cu caracter personal – persoana fizica sau juridica, autoritatea publica, agentia sau alt organism care, singur sau impreuna cu altele, stabileste scopurile si mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal;
Persoana imputernicita – persoana fizica sau juridica, autoritatea publica, agentia sau alt organism care prelucreaza datele cu caracter personal in numele operatorului;
Date cu caracter personal – orice informatii privind o persoana fizica identificata sau identificabila („persoana vizata”);
Persoana vizata – persoana ale carei date cu caracter personal sunt colectate si prelucrate – in cazul prezentei Politici, candidatul pentru una dintre pozitiile deschise in cadrul SG GSC Romania detine calitatea de “persoana vizata”;
GDPR – Regulamentul European nr. 679/2016 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si libera circulatie a acestor date;
Societe Generale – Grupul de entitati din care Societe Generale Global Solution Centre S.A. face parte;
SG GSC Romania – Societe Generale Global Solution Centre S.A. – entitate cu personalitate juridica, legal infiintata in Romania si parte a Grupului Societe Generale SA.
3. CATEGORIILE DE DATE PRELUCRATE SG GSC
Romania va colecteaza si prelucreaza datele dvs. de identificare (ex. nume, prenume, adresa de e-mail, numar de telefon de contact), informatii referitoare la experienta dvs. profesionala si educationala (informatii regasite in Curriculum Vitae), Curriculum Vitae, precum si recomandari de la angajatori anteriori in vederea prelucrarii acestora pentru efectuarea demersurilor necesare indeplinirii procesului de recrutare.
4. DE UNDE COLECTAM DATELE DVS. CU CARACTER PERSONAL
Pe langa datele cu caracter personal obtinute direct de la dvs, putem obtine si prelucra date relevante pentru procesul de recrutare de la:
a. Agentii de recrutare si platforme de recrutare online (obtinem date de contact, precum si date in legatura cu istoricul profesional, personal si social al candidatilor);
b. Recomandari ale unor potentiali candidati facute de salariatii SG GSC Romania;
c. Recomandari ale unor potentiali candidati facute de societati membre ale grupului Societe Generale;
d. Retele profesionale de socializare sau alte surse online dedicate proceselor de recrutare sau de promovare a profilelor profesionale.
5. SCOPUL IN VEDEREA CARUIA DATELE CU CARACTER PERSONAL SUNT PRELUCRATE
SG GSC Romania prelucreaza datele dvs. personale in scopul efectuarii demersurilor necesare pentru demararea si parcurgerea procesului de recrutare. Aducerea la indeplinire a acestui scop va consta, pe de o parte, in verificarea informatiilor mai sus indicate, iar pe de alta parte, in interviuri intre dvs. si reprezentanti ai SG GSC Romania. Precizam ca prelucrarea acestor date este necesara in primul rand pentru determina dorinta dvs. de a lua parte sau nu la un proces de recrutare pentru una dintre pozitiile deschise in cadrul SG GSC Romania si, pe de alta parte, pentru evaluarea compatibilitatii dvs. cu postul pentru care SG GSC Romania este in proces de recrutare si angajare si/sau cu alte posturi disponibile in cadrul organizatiei noastre sau in cadrul altor societati din grup. Refuzul dvs. de a furniza datele cu caracter personal, precum si refuzul dvs. de a va fi prelucrate datele de catre SG GSC Romania poate conduce la imposibilitatea SG GSC Romania de a va include in procesul de recrutare si, acolo unde este cazul, de a intra in raporturi contractuale cu dumneavoastra.
6. TEMEIUL PRELUCRARII DATELOR CU CARACTER PERSONAL Scopul prelucrarii Temeiul prelucrarii
7. TERMENUL DE PRELUCRARE A DATELOR CU CARACTER PERSONAL
8. CATEGORIILE DE DESTINATARI AI DATELOR
Datele dvs. cu caracter personal, astfel cum acestea au fost descrise in paragrafele anterioare, vor fi prelucrate de catre SG GSC Romania in scopurile prezentate mai sus. Ca regula generala, SG GSC Romania isi desfasoara activitatea de prelucrare a datelor pe teritoriul Romaniei. Cu toate acestea, astfel cum se prevede mai jos, pot exista situatii cand parte din operatiunile de prelucrare a datelor dvs. cu caracter personal realizate in scopurile mai sus illustrate, sa fie realizate si in afara Romaniei sau a Uniunii Europene, cu precădere in Franta si/sau India.
In cazul in care ati aplicat pentru o anumita pozitie din cadrul GSC Romania, dar nu ati fost selectat/a insa pozitii similare exista deschise in cadrul Grupului Societe Generale, sau daca ati depus o candidatura fara a viza o anumita pozitie sau atunci cand ati aplicat pentru alte pozitii existente in cadrul Grupului Societe Generale, datele dvs. cu caracter personal vor fi prelucrate si de catre alte societati membre ale Grupului Societe Generale. Aceasta prelucrare se va desfasura cu respectarea drepturilor dvs. si a garantiilor legale necesare precum Regulile Corporatiste Obligatorii, Clauze Contractuale Standard acolo unde este cazul. Pentru aceasta situatie, orice entitate destinatara a datelor dvs. cu caracter personal dobandeste calitatea de Operator de date cu caracter personal, de aici revenindu-i toate obligatiile legale cu privire la informarea dvs. si la respectarea drepturilor in ceea ce priveste protectia datelor cu caracter personal, pentru care va puteti adresa direct acesteia.
De asemenea, in limita consimtamantului dvs., datele dvs. cu caracter personal vor fi prelucrate si stocate prin intermediul platformei online de recrutare a Grupului Societe Generale, denumita Taleo si stocata pe infrastructura Grupului Societe Generale localizata in Franta, dar si pe infrastructura furnizorului solutiei IT denumite Taleo. Transferul datelor cu caracter personal in afara granitelor UE catre acest furnizor se realizeaza in conformitate cu garantiile solicitate de Regulamentul UE nr. 679/2016 (“GDPR”), pentru protectia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal, garantii reprezentate de semnarea cu acest furnizor a Clauzelor Contractuale Standard, in conformitate cu Deciziile Comisiei Europene.
In cazul in care dvs. sunteti contactat/ contactata de catre GSC Romania ca urmare a identificarii profilului dvs. profesional in mediul online de catre unul dintre reprezentatii nostri, exista posibilitatea ca datele dvs. cu caracter personal sa fie prelucrate de catre reprezentanti ai Societe Generale Global Solution Centre Ltd (GSC India), entitate parte a Grupului Societe Generale localizata in India. In acest sens, GSC Romania a incheiat un parteneriat cu acesta entitate in vederea externalizarii partii initiale a procesului de recrutare, parte reprezentata de identificarea si contactarea anumitor profile relevante fata de pozitiile deschise de catre GSC Romania. Astfel, daca profilul sau CV-ul dvs. public, regasit in mediul online pe platforme precum LinkedIn, dar nu numai, a fost identificat de catre reprezentantii GSC India, acesti reprezentanti va vor prelucra datele dvs. de contact in vederea prezentarii oportunitatii de cariera deschisa in cadrul GSC Romania si va vor comunica nota de Informare cu privire la prelucrarea datelor a GSC Romania (documentul de fata) astfel incat dvs. sa va prezentati un acord informat. In masura in care nu veti dori sa faceti parte din procesul de recrutare al SG GSC Romania sau nu veti raspunde ca urmare ca comunicarii initiale realizate in numele SG GSC Romania, SG GSC Romania, singura sau prin partenerii sai nu va mai contacta in aceste scopuri. Parteneriatul incheiat intre GSC Romania si GSC India este guvernat de Clauze Contractuale Standard reglementate de catre Comisia Europeana in vederea asigurarii masurilor necesare protectiei datelor cu caracter personal atunci cand acestea sunt transferate in afara Uniunii Europene, dar si de masuri tehnice si organizatorice aditionale. Modalitatea prin care reprezentantii SG GSC India, actionand in numele SG GSC Romania, va vor putea contacta este reprezentata de realizarea unor comunicari electronice prin e-mail sau serviciul de mesagerie al operatorului dvs., sau prin intermediul initierii unui apel telefonic, dar numai dupa ce dvs. v-ati exprimat acordul cu privire la posibilitatea SG GSC Romania de a va prelucra datele cu caracter personal, ulterior lecturarii prezentei note de informare. In masura in care veti dori mai multe informatii cu privire la aceste masuri, ne puteti transmite o solicitare scrisa la data-protection-sggscro.eur@socgen.com
9. DREPTURILE DE CARE BENEFICIATI CA URMARE A PRELUCRARII DATELOR CU CARACTER PERSONAL DE CATRE SG GSC ROMANIA
In calitate de persoana vizata beneficiati de o serie de drepturi prevazute de Regulamentul European nr. 679/2016 privind protectia datelor cu caracter personal (“GDPR”), astfel cum sunt acestea descrise in cele ce urmeaza, precum si astfel cum aceste drepturi sunt reglementate de catre GDPR. Prevederile din prezenta Politica referitoare la drepturile persoanei vizate cu privire la prelucrarea datelor ce ii apartin se aplica in conformitate cu Regulamentul European nr. 679/2016, precum si in conformitate cu legislatia nationala in vigoare.
a. Dreptul de acces la date In calitate de persoana vizata aveti dreptul de a solicita si de a obtine din partea SG GSC Romania o confirmare a faptului ca datele dvs. sunt sau nu prelucrate de catre SG GSC Romania, iar in caz afirmativ, aveti dreptul de acces la datele respective, precum si la informatii cum ar fi: scopurile prelucrarii, categoriile de date prelucrate, destinatarii sau categoriile de destinatari ai datelor, perioada de pastrare a datelor astfel prelucrate. De asemenea, in masura in care SG GSC Romania a obtinut datele dvs. cu caracter personal din alte surse si nu de la dvs. direct, puteti solicita orice informatii disponibile cu privire la sursa datelor astfel colectate.
b. Dreptul la rectificare In calitate de persoana vizata aveti dreptul de a obtine de la SG GSC Romania rectificarea si/ sau completarea datelor cu caracter personal inexacte si/ sau incomplete si care va privesc.
c. Dreptul la stergerea datelor (“Dreptul de a fi uitat”) In calitate de persoana vizata aveti dreptul de a obtine din partea SG GSC Romania stergerea datelor cu caracter personal care va privesc, iar SG GSC Romania are obligatia de a sterge datele cu caracter personal fara intarzieri nejustificate in cazul in care se aplica unul dintre urmatoarele motive:
i. datele cu caracter personal nu mai sunt necesare pentru indeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate sau prelucrate;
ii. va retrageti consimtamantul pe baza caruia are loc prelucrarea, acolo unde temeiul prelucrarii datelor este reprezentat de consimtamantul dvs.;
iii. va exercitati dreptul la opozitie;
iv. datele cu caracter personal au fost prelucrate ilegal;
v. datele cu caracter personal trebuie sterse pentru respectarea unei obligatii legale care revine SG GSC Romania in temeiul dreptului Uniunii sau al dreptului intern;
vi. datele cu caracter personal au fost colectate in legatura cu oferirea de servicii ale societatii informationale.
Obligatia SG GSC Romania de a va sterge datele cu caracter personal nu se va aplica in masura in care prelucrarea este necesara:
(a) pentru exercitarea dreptului la libera exprimare si la informare;
(b) pentru respectarea unei obligatii legale care prevede prelucrarea in temeiul dreptului Uniunii sau al dreptului national;
(c) pentru constatarea, exercitarea sau apararea unui drept in instanta.
d. Dreptul la restrictionarea prelucrarii
In calitate de persoana vizata aveti dreptul de a solicita SG GSC Romania si de a obtine din partea acestuia restrictionarea prelucrarii datelor ce va apartin in cazul in care se aplica unul din urmatoarele:
(a) contestati exactitatea datelor, pentru o perioada care sa permita SG GSC Romania sa verifice exactitatea datelor;
(b) prelucrarea este ilegala, iar dvs. va opuneti stergerii datelor cu caracter personal, solicitand in schimb restrictionarea utilizarii lor;
(c) SG GSC Romania nu mai are nevoie de datele cu caracter personal in scopul prelucrarii, dar dvs. le solicitati pentru constatarea, exercitarea sau apararea unui drept in instanta; sau
(
d) dvs. v-ati opus prelucrarii datelor pentru intervalul de timp in care se verifica daca drepturile legitime ale SG GSC Romania prevaleaza asupra celor invocate de dvs.
e. Dreptul la portabilitatea datelor
In calitate de persoana vizata aveti dreptul de a primi datele cu caracter personal care va privesc si pe care le-ati furnizat SG GSC Romania intr-un format structurat (de ex. printr-un formular online), utilizat in mod curent si care poate fi citit automat si aveti dreptul de a transmite aceste date altui operator, fara obstacole din partea SG GSC Romania, in cazul în care:
(a) prelucrarea se bazează pe consimtamant; si
(b) prelucrarea este efectuata prin mijloace automate.
f. Dreptul la opozitie
In orice moment va puteti opune, din motive legate de situatia dvs. particulara, prelucrarii realizate in temeiul interesului public sau al interesului legitim urmarit de SG GSC Romania sau de catre o terta parte. SG GSC Romania nu va mai prelucra datele cu caracter personal ce va apartin ca urmare a exercitarii acestui drept de catre dvs., cu exceptia cazului in care SG GSC Romania are motive legitime si imperioase care justifica prelucrarea sau atunci cand scopul prelucrarii in continuare a datelor este reprezentat de constatarea, exercitarea sau apararea unui drept in instanta al SG GSC Romania.
Cu exceptia dreptului de a va adresa Autoritatii Nationale de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal, va puteti exercita oricare dintre aceste drepturi prin inaintarea unei solicitari in acest sens catre privacysupport@socgen.com sau direct catre Ofiterul pentru protectia datelor la adresa data-protection-sggscro.eur@socgen.com sau prin inaintarea unei cereri scrise, datata si semnata catre adresa Bucuresti, Strada Preciziei Nr. 24, West Gate, Cladirea H4, etaj 4.
Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP)
B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, cod postal 010336, Bucuresti, Romania
10. RETRAGEREA CONSIMTAMANTULUI
Pentru acele operatiuni de prelucrare a datelor dvs. cu caracter personal care, conform prevederilor de mai sus, sunt intemeiate pe consimtamantul dvs., dvs. va puteti retrage oricand acest consimtamant prin inaintarea unei solicitari in acest sens catre privacysupport@socgen.com sau direct catre Ofiterul pentru protectia datelor la adresa data-protection-sggscro.eur@socgen.com sau prin inaintarea unei cereri scrise, datata si semnata catre adresa Bucuresti, Strada Preciziei Nr. 24, West Gate, Cladirea H4, etaj 4, sector 6.
11. LOCATIA UNDE DATELE DVS. SUNT PRELUCRATE SAU STOCATE
In vederea aducerii la indeplinire a scopurilor prezentate mai sus, datele dvs. cu caracter personal vor fi prelucrate pe teritoriul Romaniei. Cu toate acestea, SG GSC Romania, facand parte din Grupul Societe Generale, beneficiaza de o parte din infrastructura tehnica a Grupului Societe Generale, infrastructura situata in Franta, precum si de suport tehnic din partea altor entitati din Grup aflate in Uniunea Europeana, precum si in alte state din afara UE, precum India. Astfel, datele dvs. cu caracter personal vor fi stocate in cadrul infrastructurii situate in Franta, iar in masura in care vor fi necesare eventuale transferuri catre state care nu asigura un nivel de protectie adecvat, acestea se vor realiza cu respectarea garantiilor adecvate, astfel cum acestea sunt prevazute de Regulamentul European nr. 679/2016 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si libera circulatie a acestor date. De asemenea, avand in vedere suportul operational oferit in cadrul procesului de recrutare de catre GSC India, pentri o parte dintre pozitiile GSC Romania, GSC Romania transfera operatiunea de consultare a bazelor publice si de contactare a persoanelor vizate ce pot deveni potentiali candidati ai GSC Romania, in numele si pe seama GSC Romania. Astfel, datele dvs. cu caracter personal vor fi consultate din India, iar acolo unde dvs. va veti exprima acordul, acestea vor fi colectate de catre reprezentantii GSC India si stocate in Franta, iar reprezentantii GSC India, ca urmare a acordului dvs. s-ar putea sa va si contacteze telefonic, prin urmare, prelucrand din India, numarul dvs. de telefon.
12. MASURI TEHNICE SI ORGANIZATORICE APLICATE DE SG GSC ROMANIA IN VEDEREA ASIGURARII SECURITATII DATELOR CU CARACTER PERSONAL SG GSC
Romania a implementat o serie de masuri tehnice si organizatorice astfel incat sa asigure protectia datelor cu caracter personal prelucrate. Printre aceste masuri se numara urmatoarele:
1. Limitarea datelor cu caracter personal colectate si prelucrate la cele strict necesare pentru recrutarea candidatilor;
2. Acordarea accesului la datele cu caracter personal doar personalului care necesita un astfel de acces, in functie de atributile detinute in cadrul SG GSC Romania, precum si in functie de nevoia de a sti, de a vedea si de a avea;
3. Pseudonimizarea si/ sau criptarea datelor cu caracter personal, acolo unde o astfel de prelucrare permite atingerea scopurilor pentru care datele au fost initial colectate;
4. Asigurarea cursurilor necesare pentru personalul implicat in operatiunile de prelucrare a datelor, astfel incat acesta sa cunoasca cu exactitate procedurile interne si prevederile legale aplicabile in materia protectiei datelor cu caracter personal;
5. Implementarea masurilor tehnice necesare in vederea asigurarii copiilor de siguranta, precum si in vederea restabilirii accesului la date in timp util in cazul in care are loc un incident de natura fizica sau tehnica;
6. Asigurarea confidentialitatii, integritatii, disponibilitatii si rezistentei sistemelor de prelucrare a datelor cu caracter personal prin implementarea masurilor tehnice si organizatorice necesare, precum masuri de securitate informatica si de securitate fizica pentru asigurarea preventiei divulgarii neautorizate a datelor si a accesului neautorizat la date;
7. Semnarea Clauzelor Contractuale Standard pentru garantarea operatiunilor de transfer de date cu caracter personal in afara granitelor Uniunii Eurpene, suplimentate cu masuri tehnice si organizatorice aditionale in vederea limitarii riscurilor derivate din lipsa existentei unui cadru normativ similar cu cel din Europa in tara destinatara. Printre aceste masuri se numara: salvarea datelor si documentelor continand date cu caracter personal doar pe infrastructura localizata in Europa, realizarea unor cursuri periodice cu personalul desemnat din tara destinatara in vederea aducerii la cunostinta acestora a tuturor masurilor si drepturilor prevazute de legislatia aplicabila in Europa cu privire la asigurarea confidentialitatii datelor etc.
13. DATE DE CONTACT ALE OFITERULUI PENTRU PROTECTIA DATELOR DIN CADRUL SG GSC ROMANIA
Societe Generale Global Solution Centre S.A. data-protection-sggscro.eur@socgen.com / privacysupport@socgen.com